Danh sách công việc là cần thiết, nhưng mọi mục được viết ra rất dễ trông khẩn cấp như nhau. Khi ngày làm việc bắt đầu bằng hộp thư, tin nhắn và các đầu việc chưa hoàn tất, chúng ta thường chọn việc trả lời nhanh trước. Cuối ngày, danh sách ngắn đi nhưng quyết định quan trọng có thể vẫn chưa được đưa ra.
Phân loại trước khi xếp hạng
Hãy tách danh sách thành bốn nhóm: việc cần thực hiện, việc cần quyết định, việc đang chờ và việc duy trì. Việc thực hiện có đầu ra rõ và có thể hoàn tất. Việc cần quyết định đang cản trở nhiều đầu việc khác. Việc chờ phụ thuộc vào dữ liệu, phê duyệt hoặc phản hồi từ người khác. Việc duy trì cần được xếp vào một khung thời gian cố định để không chen ngang cả ngày. Cách phân loại này cho thấy ưu tiên có thể là chuẩn bị bằng chứng cho một cuộc trao đổi, thay vì cố hoàn thành thêm các việc phụ thuộc.
Đặt quyết định vào lịch
Một quyết định không tự xảy ra vì nó có mặt trong danh sách. Hãy ghi bước kế tiếp có thể tạo ra quyết định: gửi bản tóm tắt có phương án, đặt một cuộc trao đổi ngắn hoặc xin thông tin còn thiếu. Với mục đang chờ, ghi rõ đang chờ ai, điều gì và ngày cần theo dõi tiếp. Trước khi kết thúc buổi rà soát, chọn một quyết định cần thúc đẩy, một việc quan trọng để tập trung hoàn tất và một nội dung đang chờ để theo dõi. Danh sách khi đó phục vụ mục tiêu thay vì âm thầm quyết định ngày làm việc.
