Trong nhiều đề tài, phần mềm được mở ra trước khi nhà nghiên cứu trả lời ba câu căn bản: quyết định nào đang cần được hỗ trợ, bằng chứng nào có thể trả lời quyết định ấy, và thao tác nào được phép làm với dữ liệu. Khi ba câu này chưa được ghi lại, một bảng kết quả đẹp vẫn có thể khó giải thích. Vấn đề không nằm ở thiếu kỹ thuật; nó nằm ở việc các lựa chọn nhỏ đã bị tách khỏi câu hỏi nghiên cứu.
Nhật ký quyết định là bản ghi các quyết định đã đưa ra, lý do lựa chọn và căn cứ được sử dụng. Trong phân tích dữ liệu, tài liệu này được cập nhật suốt dự án để nhóm có thể kiểm tra lại cách tạo ra kết quả. Mỗi dòng chỉ cần ghi: vấn đề hoặc giả thuyết đang xử lý; biến hay nguồn dữ liệu liên quan; lựa chọn đã thực hiện; lý do; người quyết định; ngày quyết định; và hệ quả cần kiểm tra. Nó không thay thế đề cương hay bộ lệnh phân tích. Vai trò của nó là nối những tài liệu đó lại để người đọc sau này hiểu vì sao kết quả được tạo ra theo cách đã chọn.
Lập Nhật ký quyết định từ trước khi làm sạch dữ liệu
Hãy lập Nhật ký quyết định ngay khi chốt câu hỏi nghiên cứu và kế hoạch lấy mẫu. Ví dụ, một nhóm muốn khảo sát ý định quay lại của khách hàng có thể ghi rõ rằng đơn vị phân tích là cá nhân đã dùng dịch vụ trong ba tháng gần nhất; phản hồi thiếu toàn bộ phần trải nghiệm sẽ bị loại; các ô trống đơn lẻ được giữ lại để kiểm tra mức độ thiếu trước khi chọn cách xử lý. Ba ghi chú này tưởng như hành chính, nhưng chúng quyết định mẫu phân tích là ai và kết quả được phép nói về ai.
Khi dữ liệu về, Nhật ký quyết định tiếp tục lưu các thay đổi có ảnh hưởng đến diễn giải: gộp hay không gộp nhóm trả lời; tiêu chí nhận diện câu trả lời quá nhanh; cách mã hóa câu hỏi đảo chiều; quy tắc xử lý giá trị ngoại lệ; và lý do dừng hoặc bổ sung kiểm định. Không cần ghi từng cú nhấp chuột. Cần ghi những lựa chọn mà nếu làm khác đi, kết luận có thể đổi.
Biến Nhật ký quyết định thành điểm kiểm tra trước khi báo cáo
Trước khi viết kết quả, đối chiếu từng bảng với Nhật ký quyết định bằng ba câu hỏi. Bảng này trả lời đúng câu hỏi nào? Mẫu, biến và phép tính trong bảng có khớp quyết định đã ghi không? Có thay đổi nào sau khi xem dữ liệu mà người đọc cần biết để đánh giá kết luận không? Nếu câu trả lời thứ ba là có, hãy trình bày thay đổi đó cùng lý do, thay vì giấu nó trong thao tác kỹ thuật.
Nhật ký quyết định cũng giúp hướng dẫn làm việc nhóm. Người thiết kế bảng hỏi, người làm sạch dữ liệu và người viết bản thảo không còn truyền đạt bằng trí nhớ hoặc các tệp đặt tên mơ hồ. Một cuộc họp ngắn mỗi tuần để xem các quyết định mới thường hữu ích hơn nhiều giờ sửa bảng sau cùng, vì nó phát hiện sớm sự lệch giữa câu hỏi, dữ liệu và phân tích.
Giá trị của cách làm này không phải tạo thêm thủ tục. Một Nhật ký quyết định dài một trang, có phiên bản và liên kết tới tệp dữ liệu hoặc bảng mã, đã đủ cho nhiều dự án học thuật và doanh nghiệp. Khi một kết quả bị hỏi lại, nhóm có thể quay về bằng chứng, quy tắc và lý do đã dùng. Đó là nền tảng để kết quả vừa rõ ràng với người đọc, vừa có thể được sửa một cách có trách nhiệm khi dữ liệu hoặc câu hỏi thay đổi.
