Một ngày làm việc có thể đầy những việc nhỏ: trả lời tin nhắn, mở một tài liệu, kiểm tra số liệu, quay sang xử lý một yêu cầu gấp rồi lại trở về phần việc đang dở. Vấn đề không nằm ở chỗ mỗi việc đều vô ích. Vấn đề là não bộ phải nhiều lần nhớ lại mình đang làm gì, đang dùng tiêu chí nào và bước kế tiếp là gì. Khi nhịp chuyển giữa các công việc diễn ra quá dày, người làm dễ bận suốt ngày nhưng phần việc quan trọng vẫn không tiến thêm bao nhiêu.
Nghiên cứu thực nghiệm về chuyển đổi nhiệm vụ cho thấy việc luân phiên giữa các nhiệm vụ tạo ra chi phí thời gian; chi phí này lớn hơn khi quy tắc của nhiệm vụ phức tạp và giảm khi người làm có tín hiệu chuẩn bị rõ ràng (Rubinstein, Meyer & Evans, 2001). Điều này không có nghĩa phải làm đúng một việc cả ngày. Ý nghĩa thực tế là mỗi lần chuyển cần có chủ đích và có điểm quay lại, thay vì để thông báo hoặc cảm giác sốt ruột quyết định thứ tự công việc.
Phân biệt việc cần phản hồi với việc cần suy nghĩ
Trước hết, hãy tách công việc thành hai nhóm. Nhóm phản hồi gồm các việc có thời hạn ngắn hoặc có người khác đang chờ câu trả lời: xác nhận lịch, xử lý một lỗi có tác động ngay, trả lời câu hỏi chặn tiến độ của đồng nghiệp. Nhóm cần suy nghĩ gồm viết đề cương, phân tích số liệu, chuẩn bị bài giảng, thiết kế phương án hoặc đọc một tài liệu khó. Hai nhóm này cần nhịp xử lý khác nhau. Nếu để chúng cùng chen vào một danh sách mà không có quy tắc, việc cần suy nghĩ thường thua vì không tạo ra tín hiệu khẩn cấp bằng một tin nhắn mới.
Một cách đơn giản là ấn định hai hoặc ba khung giờ phản hồi trong ngày, chẳng hạn đầu buổi sáng, sau buổi trưa và cuối ngày. Ngoài các khung giờ đó, chỉ xử lý việc thật sự chặn hoạt động hoặc có hạn chót đã cam kết. Quy tắc này không phải để tỏ ra khó liên hệ. Nó giúp người khác biết khi nào sẽ nhận được phản hồi, đồng thời bảo vệ một khoảng đủ dài để công việc có chiều sâu được tiến hành.
Đặt điểm dừng trước khi bắt đầu
Nhiều người rời một việc giữa chừng vì không biết lúc nào mới có thể kết thúc. Vì vậy, trước khi mở tài liệu, hãy viết một câu kết quả cho chặng hiện tại: “xác định ba số liệu cần kiểm tra”, “viết xong phần mở đầu 300 chữ”, hoặc “chọn một phương án cho quy trình giao hàng”. Kết quả này nhỏ hơn mục tiêu của cả dự án, nhưng đủ rõ để tạo một điểm dừng. Khi đã đạt điểm dừng, việc chuyển sang nhiệm vụ khác sẽ ít để lại cảm giác dang dở và dễ quay lại hơn.
Ví dụ, một quản lý đang chuẩn bị kế hoạch quý có thể không cố “làm xong kế hoạch” trong một phiên. Chặng đầu chỉ là tổng hợp ba biến động doanh thu chính; chặng tiếp theo là ghi hai giả định còn thiếu dữ liệu. Nếu một cuộc gọi khẩn chen vào, ghi ngay một dòng: “đang so sánh doanh thu kênh A và B; cần kiểm tra số tháng có khuyến mại”. Dòng ghi chú này là tín hiệu chuẩn bị cho lần quay lại, giúp giảm thời gian nhớ lại ngữ cảnh.
Giảm số cửa sổ đang mở
Cửa sổ trên màn hình không tự động làm giảm năng suất, nhưng mỗi cửa sổ đại diện cho một việc chưa khép lại đều có thể mời gọi sự chuyển hướng. Trước một phiên tập trung, chỉ giữ những tài liệu phục vụ trực tiếp cho kết quả đã đặt ra. Những yêu cầu mới nên đi vào một nơi ghi nhận duy nhất thay vì được mở ngay thành thêm một tab. Khi kết thúc phiên, xem lại nơi ghi nhận đó và phân loại: xử lý ngay, đưa vào khung giờ phản hồi, giao cho người khác, hoặc bỏ đi.
Cách làm này đặc biệt hữu ích với công việc quản lý, nơi các vấn đề mới luôn xuất hiện. Mục tiêu không phải loại bỏ tính linh hoạt mà là tránh để mọi tín hiệu mới đều được đối xử như một ưu tiên. Một việc thật sự khẩn có tiêu chí rõ: rủi ro an toàn, khách hàng đang bị ảnh hưởng, hạn chót trong ngày, hoặc quyết định đang chặn cả nhóm. Những việc còn lại có thể chờ đến nhịp xem xét kế tiếp mà không làm giảm chất lượng phục vụ.
Thử trong một tuần, rồi điều chỉnh
Trong một tuần, hãy theo dõi ba dấu hiệu: số lần bị ngắt khi làm việc quan trọng, số phiên đạt điểm dừng đã đặt ra và những yêu cầu nào thực sự không thể chờ. Không cần đo từng phút. Chỉ cần nhìn lại cuối ngày để thấy thời điểm hoặc loại thông báo nào thường kéo mình rời việc nhất. Sau đó, điều chỉnh khung giờ phản hồi hoặc rút nhỏ kết quả của từng phiên.
Chuyển giữa các công việc có chủ đích là một phần bình thường của công việc hiện đại. Điều cần giảm là việc chuyển qua lại không có quy tắc, khiến cả thời gian lẫn khả năng tập trung bị giảm sút. Khi công việc quan trọng có chặng rõ, yêu cầu mới có nơi để chờ và việc quay lại có một ghi chú dẫn đường, một ngày bận rộn sẽ dễ tạo ra tiến độ thật hơn.
Tham khảo
Rubinstein, J. S., Meyer, D. E., & Evans, J. E. (2001). Executive control of cognitive processes in task switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763–797.
Ảnh minh họa: Unsplash.
