Nhiều cuộc họp kéo dài không phải vì vấn đề quá khó, mà vì nhóm chưa thống nhất mình đang họp để làm gì. Có người nghĩ đây là buổi thu thập ý kiến, người khác chờ một quyết định, còn người chủ trì lại kết thúc bằng câu “để xem thêm”. Khi mục tiêu và quyền quyết định không rõ, cuộc họp dễ thành nơi mọi người cùng nói nhưng không ai có trách nhiệm chốt việc.
Cách cải thiện không phải là cắt thời lượng một cách máy móc. Trước hết, với mỗi vấn đề cần bàn, hãy làm rõ một người có quyền đưa ra quyết định cuối cùng. Người đó phải được nêu tên ngay trong lịch họp hoặc ở đầu cuộc họp. Những người còn lại có thể giữ các vai trò khác: chuẩn bị đề xuất, cung cấp thông tin, kiểm tra yêu cầu bắt buộc hoặc thực hiện sau khi đã chốt. Bain mô tả một cấu trúc tương tự trong khung RAPID: đề xuất, đồng thuận khi thật sự cần thiết, cung cấp đầu vào, quyết định và thực hiện. Điểm quan trọng là một quyết định cần một người chốt, không phải một nhóm người cùng chờ nhau (Bain & Company).
Bắt đầu bằng câu hỏi cần chốt
Thay vì ghi lịch họp là “họp dự án X”, hãy viết rõ câu hỏi mà nhóm cần trả lời. Chẳng hạn: “Có triển khai thử quy trình giao hàng mới trong tháng này không?” hoặc “Chọn ba chỉ số nào để theo dõi trong quý tới?”. Câu hỏi càng cụ thể, người tham dự càng biết cần mang thông tin gì và cuộc thảo luận càng ít trôi sang các vấn đề bên lề.
Câu hỏi cần chốt cũng giúp phân biệt cuộc họp ra quyết định với cuộc họp cập nhật. Nếu chỉ cần thông báo tiến độ, một bản tóm tắt ngắn có thể đủ. Nếu cần lựa chọn giữa các phương án, khi đó cuộc họp mới cần có người đưa đề xuất, bằng chứng hỗ trợ và người chịu trách nhiệm quyết định. Tách hai loại việc này giúp không biến mọi cập nhật thành một cuộc tranh luận dài.
Giới hạn người góp ý đúng chỗ
Lấy ý kiến rộng có thể hữu ích, nhưng không phải ai cũng cần có mặt trong toàn bộ cuộc họp. Hãy mời người có dữ liệu, kinh nghiệm vận hành hoặc trách nhiệm bị ảnh hưởng trực tiếp. Những người chỉ cần biết kết quả có thể nhận biên bản sau. Cách làm này không phải thu hẹp sự tham gia; nó bảo vệ thời gian của cả nhóm và làm cho ý kiến chuyên môn được nghe đúng lúc.
Ví dụ, một doanh nghiệp đang cân nhắc thay đổi chính sách đổi trả có thể cần quản lý vận hành chuẩn bị phương án, bộ phận chăm sóc khách hàng cung cấp các tình huống thường gặp, tài chính kiểm tra tác động chi phí và giám đốc kinh doanh chốt lựa chọn. Không nhất thiết mọi nhân sự bán hàng đều phải tham dự cuộc họp quyết định. Họ cần nhận một hướng dẫn rõ sau khi quyết định đã được đưa ra.
Kết thúc bằng cam kết có thể kiểm tra
Năm phút cuối nên dành riêng cho ba câu: quyết định là gì, ai làm việc tiếp theo và khi nào cần báo lại. Biên bản không cần dài, nhưng phải ghi được ba nội dung đó. Nếu chưa thể quyết định vì thiếu dữ liệu, cũng cần ghi chính xác dữ liệu nào thiếu, ai chịu trách nhiệm lấy và ngày quay lại chốt. “Cần xem thêm” không phải là kế hoạch nếu không có chủ thể và hạn hoàn thành.
Trong hai tuần, nhóm có thể thử áp dụng cho những cuộc họp định kỳ: mỗi lịch họp chỉ có một hoặc hai câu hỏi cần chốt, tên người quyết định và một dòng kết quả gửi ngay sau họp. Sau đó, xem lại số quyết định được thực hiện đúng hạn và số vấn đề phải họp lại chỉ vì chưa rõ trách nhiệm. Khi quyền quyết định trở nên minh bạch, cuộc họp không chỉ ngắn hơn mà còn tạo ra tiến độ thật.
Tham khảo
Bain & Company. The five steps to better decisions.
Ảnh minh họa: Ivan S / Pexels.
